Contratar un Organizador Profesional de Congresos (PCO) requiere que toda empresa o institución tome en cuenta, al menos, tres puntos importantes:
1 ¿Qué es un PCO?
Básicamente, un PCO es una compañía que se especializa en la organización de congresos. Esta actuará como un consultor para el comité organizador, tomando decisiones según la experiencia y conocimiento que ha ganado a través de los años en la organización de eventos.
2 ¿Cuándo se requiere contratar un PCO?
Se requieren los servicios de una PCO cuando existan áreas relativas a la organización de congresos en las cuales una empresa no tenga los conocimientos, recursos, el tiempo o las facilidades técnicas. Entonces un PCO manejará esto y también actuará como un vínculo entre los diferentes comités y proveedores.
Cabe resaltar que el comité o la asociación normalmente conservarán el control del evento y establecerá las políticas con el PCO, quien actuará como jefe de proyecto y asegurará que la administración fluya sin problemas. También aconsejarán en cualquier aspecto relativo a la organización de congresos y trabajarán con la empresa para asegurar el éxito del congreso.
3 ¿Cuál es el proceso para contratar una PCO?
Para identificar al PCO más apropiado según las necesidades de la empresa, es muy útil buscar información de diferentes compañías. En el proceso normalmente se necesitarán varios pasos a seguir:
1 Elaboración de una propuesta.
2 Obtener información preliminar de PCO’s acreditados.
3 Elaborar una lista de los PCO’s más convenientes.
4 Distribución de la licitación.
5 Evaluación de propuestas.
6 Checar referencias de los PCO’s prospectos.
7 Presentación y entrevistas.
8 Selección del PCO.
En T&C, en conjunto con Tierra de Ideas (TDI), nos enorgullecemos de asegurar que somos la mejor opción para la organización de eventos y congresos en diversos ámbitos. Durante más de 28 años, en T&C nos hemos distinguido por ser un referente en la organización de eventos y estrategias de comunicación.
Durante estos años hemos innovado y brindado soluciones integrales a nuestros clientes. Hemos buscado nuevas propuestas y modelos de operación que nos permitan seguir siendo líderes en nuestro sector.
