Cada viaje que se realiza, sin importar si es por placer o negocios, está determinado por un ciclo natural, el cual engloba 5 diferentes etapas que atraviesan los viajeros, estás en conjunto conforman la experiencia total: el antes, durante y post de su visita al destino.
Los viajes realizados para asistir a un evento de la industria de reuniones no son la excepción, repiten el mismo ciclo; por eso es crucial que los organizadores reconozcan como es el comportamiento y las necesidades de las personas en cada una fase. Te compartimos cuáles son estas 5 etapas y que puedes hacer como organizador de eventos si buscas ofrecer experiencias más excepcionales.
Etapa 1: Inspiración
En la primera fase es cuando una persona descubre o se entera del evento. ya sea a través de una invitación personal, por medio de una recomendación o en publicaciones y publicidad en distintos medios. En esta etapa es vital despertar el interés y la motivación, porque esto influirá en su decisión de asistir. Para lograrlo implementa una estrategia de comunicación efectiva, donde se destaque el valor de tu evento.
Etapa 2: Planificar
Una vez tomada la decisión de asistir al evento, el siguiente paso que dará la persona interesada será comenzar a investigar opciones y costos de aquello que necesite para su viaje: alojamiento, transportación y actividades recreativas . Ayuda a tus asistentes en este proceso proporcionándoles desde la página del evento información del destino, recomendaciones e incluso descuentos exclusivos.
Etapa 3: Reservar
En esta etapa la persona apartará su lugar dentro del evento y decidirá por fin con cuáles compañías realizará su experiencia de viaje: comprará su boleto al destino, elegirá el hotel donde se quedará y las actividades que hará. Asegura que la experiencia de reserva a tu evento sea lo más fluida y segura para los asistentes con una buena plataforma de gestión de inscripciones y cobros.
Etapa 4: La experiencia
Finalmente el viajero podrá vivir al máximo el evento y disfrutar del destino donde se realice, participando activamente en las sesiones, siendo parte de actividades de networking para acercarse a otros participantes, explorando la cultura e historia del lugar, deleitándose con su gastronomía y visitando sus atractivos locales. Consigue que vivan una gran experiencia con una organización logística impecable.
Etapa 5: Compartir
Una vez que el evento ha concluido los viajeros tienden a compartir su experiencia con más detalle a través de redes sociales, blogs, videos o dejando comentarios en plataforma especializadas; sus opiniones son muy importantes, porque pueden inspirar a otras personas a asistir a futuras ediciones. Por eso es esencial que hagas seguimiento post evento e incentives a tus asistentes a contar la experiencia vivida.
Comprender el ciclo del viajero de eventos del sector MICE es vital para poder satisfacer las necesidades de tus asistentes. En T&C Group estamos preparados con las estrategias y herramientas correctas para brindar una gran experiencia en cada fase.