En la actualidad, cada vez son más las empresas que apuestan por realizar un congreso -o varios- de forma anual. Estos eventos, de realizarse de forma adecuada, pueden motivar al personal de una empresa.
Organizar un congreso exitoso va más allá que simplemente reunir a varias personas para exponer o debatir sobre un tema de interés común.
Implica asumir responsabilidades y plantearse retos para llevar a cabo un evento que permita a los asistentes mantenerse al tanto de información clave, actualizarse en su materia y, además, brindarles una experiencia única.
¿Cómo lograrlo? Llevar a cabo un congreso exitoso requiere de una importante y minuciosa planeación por anticipado.
Se deben tomar en cuenta aspectos como el lugar donde se celebrará, la temática, los oradores/expositores y cómo será el registro de los asistentes. Pero, sobre todo, se debe recordar que los pequeños detalles son los que marcan una gran diferencia.
Algunas de las claves para organizar un congreso exitoso consisten en:
-Definir una fecha que no coincida con días festivos, eventos de gran convocatoria o eventos relevantes relacionados al mismo sector.
-Definir un tema de interés general para los participantes. Para conseguirlo, es importante conseguir oradores que resulten impactantes, que ofrezcan contenido de valor a los asistentes. De ser posible, lo ideal sería contar con influencers reconocidos en el sector.
-Diseñar un programa variado y atractivo, con sesiones que de preferencia no superen los 20 minutos y, si es posible, que permitan la interacción.
-Elegir una plataforma que permita hacer la inscripción online. Dicha plataforma debe ser fácil de manejar.
-Ofrecer toda la información detallada del evento.
-Asegurarse que la locación cuente con una óptima conexión WiFi para los asistentes, un buen catering y servicio personalizado. Recuerda que todos los asistentes deben sentirse importantes.
-Contar con un staff especializado en organización de eventos. De esta manera, ellos podrán resolver cualquier imprevisto que llegara a presentarse.
